Podstawy records management WNHS-EZD-PRM

Przedmiot Podstawy records management stanowi fundamentalny element kształcenia w ramach kierunku Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją i ma na celu wprowadzenie studentów w świat nowoczesnych rozwiązań w zakresie zarządzania dokumentacją w środowisku cyfrowym. Zajęcia mają charakter teoretyczno-praktyczny, łącząc refleksję naukową z praktycznymi odniesieniami do funkcjonowania urzędów i instytucji w realiach współczesnej administracji publicznej.
Przedmiot pełni funkcję mostu między teorią a praktyką zawodową, przygotowując studentów do świadomego, odpowiedzialnego i efektywnego wykorzystywania systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) zgodnie z obowiązującym porządkiem prawnym i zasadami archiwistyki współczesnej. Zajęcia uczą rozumienia, że records management nie jest koncepcją abstrakcyjną, lecz praktycznym narzędziem zapewniającym transparentność, ciągłość i bezpieczeństwo działania instytucji publicznych i prywatnych.
Celem zajęć jest przygotowanie studentów do roli świadomych użytkowników i współtwórców cyfrowego obiegu dokumentacji poprzez:
- zdobycie wiedzy o krajowych regulacjach dotyczących dokumentacji elektronicznej,
- zrozumienie zasad działania systemów EZD oraz ich roli w procesach administracyjnych,
- nabycie kompetencji w zakresie praktycznego stosowania przepisów kancelaryjnych i archiwalnych w środowisku cyfrowym,
- rozwijanie świadomości prawnej i etycznej w pracy z dokumentem elektronicznym.
Przedmiot kształtuje kompetencje analityczne, prawnicze, techniczne i etyczne, które umożliwią absolwentom biegłe poruszanie się w realiach współczesnej administracji cyfrowej. Wiedza teoretyczna przekazywana w toku zajęć stanowi punkt wyjścia do praktycznego rozumienia logiki działania systemów EZD, w tym relacji między przepisami prawa, metadanymi, procesami kancelaryjnymi i narzędziami inTreści programowe (zakres szczegółowy):
1. Istota i znaczenie records management w polskim systemie kancelaryjno-archiwalnym - relacja między tradycyjnym a elektronicznym obiegiem dokumentacji.
2. Podstawy prawne EZD - krajowe akty prawne regulujące tworzenie, klasyfikowanie, ewidencjonowanie i archiwizowanie dokumentacji elektronicznej:
- Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
- Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,
- Ustawa o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej,
- Rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej, JRWA i instrukcji archiwalnej,
- Krajowe Ramy Interoperacyjności (KRI).
3. Instrukcja kancelaryjna, JRWA i instrukcja archiwalna - rola i znaczenie w systemach EZD, powiązanie z procesami obiegu spraw.
4. System EZD w praktyce - zasady funkcjonowania, moduły systemu, proces rejestracji i dekretacji dokumentów, metadane oraz ścieżka obiegu dokumentu elektronicznego.
5. Procesy kancelaryjne w środowisku elektronicznym - dokument wpływający, dekretacja, prowadzenie spraw, kontrola terminowości i kompletności.
6. Archiwizacja i przekazywanie dokumentacji elektronicznej - zasady przekazywania materiałów do archiwum zakładowego i archiwów państwowych; wymogi trwałości i integralności danych.
7. Bezpieczeństwo informacji i autentyczność dokumentów elektronicznych - przepisy prawa, normy techniczne, środki ochrony i odpowiedzialność użytkownika.
8. EZD RP jako centralny system administracji publicznej - cele wdrożenia, standaryzacja, interoperacyjność, korzyści i wyzwania praktyczne.
9. Rola records management w organizacji - funkcja strategiczna i kontrolna, odpowiedzialność zawodowa urzędników i archiwistów.
10. Nowoczesne kierunki rozwoju records management - digitalizacja procesów administracyjnych, integracja z platformami usług publicznych, przyszłość zawodów związanych z zarządzaniem dokumentacją.
formatycznymi.